A matriz de probabilidade e impacto é uma ferramenta que tem como objetivo avaliar e classificar riscos de acordo com a probabilidade de ocorrência e o impacto causado na organização.
Quanto mais completa for, maiores são as chances de prever os riscos e antecipar as ocorrências possibilitando um gerenciamento focado em resultados. Portanto saber construir e utilizar a matriz é crucial para o desenvolvimento seguro dos negócios.
Mas de que forma é possível ter mais eficiência com a aplicação da matriz de probabilidade e impacto?
Veja no post de hoje o que é matriz de probabilidade impacto, quando utilizar, as etapas para a construção de uma matriz eficiente e o impacto do uso da ferramenta na gestão de fornecedores.
Leia também: Gestão de Riscos: o que é, por que fazer e como implementar
O que é Matriz de Probabilidade e Impacto?
A matriz de probabilidade e impacto (também chamada de matriz de risco) é uma ferramenta de gerenciamento de riscos que permite ao gestor ter uma visão simplificada de quais riscos relacionados ao negócio exigem mais atenção. Ela analisa o quão grave é um evento e o quão provável é que este ocorra.
Sendo uma ferramenta prática e fácil de usar, o gestor consegue mapear quais os impactos e probabilidades que cada risco apresenta, e assim empenhar esforços em ocorrências que realmente poderão prejudicar o desenvolvimento da empresa em curto e médio prazo.
Qual a estrutura da Matriz de Probabilidade e Impacto?
A estrutura segue um padrão matricial, geralmente disposta em linhas e colunas que correspondem aos níveis de risco (pode ser 3×3 ou também 5×5). Os eixos servem como critérios para avaliação dos riscos e se correlacionam entre si: probabilidade e impacto.
Probabilidade
Quando falamos em probabilidade, este critério está relacionado à dificuldade ou não de uma determinada ameaça ocorrer na empresa. Por exemplo, qual a probabilidade de determinado fornecedor não entregar os insumos no prazo previsto?
Ou seja, você deve avaliar junto com a equipe, e de acordo com a realidade do seu negócio e do relacionamento com o fornecedor em questão, se a probabilidade é realmente alta. Alguns exemplos:
- esse evento já ocorreu?
- quantas vezes?
- qual a situação de estoque do fornecedor?
- qual a importância do seu negócio para o fornecedor, garantindo prioridade de abastecimento?
- qual a capacidade financeira do fornecedor para honrar seus compromissos junto aos fornecedores dele?
- etc.
Impacto
O impacto está relacionado às consequências que tal evento pode trazer para o negócio.
Eventos simples, ou mesmo abastecimento de itens curva C, por exemplo, podem ter um grande impacto negativo no negócio.
Tomamos o exemplo anterior. Se determinado fornecedor não entregar os insumos no prazo previsto, qual o impacto que isso poderá acarretar?
Seria um impacto alto, uma vez que é somente esta empresa que fornece o insumo? Ou um impacto baixo, já que a empresa conta com outros fornecedores que podem oferecer o mesmo insumo na qualidade pretendida?
Outras dimensões precisariam ser avaliadas para determinar a severidade do impacto tais como preço, lead time, condições de pagamento, custo de frete, etc..
Relação Probabilidade x Impacto
A partir do cruzamento de informações da probabilidade que um evento ocorra, versus o impacto que ele pode causar para a empresa, é que você conseguirá classificar o risco e que ações deverão ser executadas para monitorar, mitigar e eventualmente, posteriormente, serem aplicadas caso o risco ocorra.
Para isso, a matriz conta com uma representação gráfica e de cores que definem exatamente a classificação de cada risco citado. Por exemplo:
- Cor vermelha: ocorrências que resultam em uma classificação de alto risco e devem ser priorizadas;
- Cor amarela: ocorrências que resultam em médio risco (ou moderados). Devem receber menor atenção que as ocorrências de alto risco.
- Cor verde: representam baixo risco e não necessariamente devem ser priorizadas no plano de ação em um primeiro momento.
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Quando utilizar a Matriz de Probabilidade e Impacto?
Sabemos que o risco é o efeito da incerteza sobre um determinado evento. Sendo assim, a matriz de riscos deve ser utilizada quando é preciso analisar um número considerável de eventos previamente mapeados, a fim de obter um direcionamento nas ações que devem ser priorizadas.
É importante ressaltar que um risco pode ser encarado tanto como uma ameaça (no intuito de resultar em danos que prejudiquem o andamento da organização), como uma oportunidade (para melhorar resultados). Ou seja, é o momento que você irá analisar o que deve ser feito em relação ao risco identificado.
Como construir uma Matriz de Probabilidade e Impacto?
Construir uma matriz de risco não é um procedimento complexo mas requer atenção e profundo senso de análise para um resultado satisfatório. Entenda as principais etapas para a construção da sua matriz de riscos:
1. Defina os critérios de probabilidade da ocorrência
A matriz deve oferecer pelo menos três níveis de riscos: alto, médio e baixo. Em uma análise mais minuciosa você pode expandir para os níveis alto, muito alto, médio, baixo, muito baixo.
Mas como definir os critérios de probabilidade? veja um exemplo.
- Probabilidade alta: mais de 50% de chances de acontecer. São eventos que já ocorreram várias vezes durante o processo.
- Probabilidade média: entre 20 e 50%. Ocorre em situações esporádicas e não com muita frequência.
- Probabilidade baixa: menos de 20% de chance de ocorrer. Raramente é uma situação que ocorre, mas há possibilidade.
2. Defina os critérios de Impacto
Da mesma forma que avaliamos a probabilidade, devemos analisar o impacto de determinada ocorrência. É a hora de avaliar o tamanho do problema ou consequência que esta ocorrência terá para o desenvolvimento da empresa.
E como definimos o critério de impacto? Veja no exemplo abaixo:
- Impacto alto: acarretaria em alto valor para ser eliminado e causaria grandes problemas para a operação, como interrupção de processos.
- Impacto médio: demandaria médio custo para ser eliminado, gerando interrupções do processo por curto período;
- Impacto baixo: caso concretizado, acarretaria em baixo custo para ser eliminado e acarretaria em poucos problemas para a operação.
3. Identifique o nível de criticidade dos Riscos
Com as informações acima em mãos, você terá capacidade de analisar o processo de classificação dos riscos em potencial.
Por exemplo: se a empresa estabelece que atraso de fornecimento de insumos tem uma probabilidade média de ocorrência, mas que gera um impacto alto, pode ser classificado como risco alto e neste caso, deve ser feito um plano de ação.
4. Análise dos Riscos identificados
Após a identificação dos riscos, e classificação quanto ao nível de criticidade dos mesmos, é hora de fazer uma análise quantitativa e qualitativa de forma contínua, para avaliar o que deve ser feito com cada risco identificado para:
- Mitigar o risco: empresa deve pensar ações para diminuir ou reduzir o efeito do risco nas operações;
- Evitar o risco: criar um plano de ação para eliminar a causa-raiz do risco.
- Reter o risco: significa que a organização aceita o risco. Essa opção deve ser usada apenas se os custos de mitigação forem maiores que os danos.
- Transferir o risco: passagem do impacto negativo a terceiros, conferindo a outra parte a responsabilidade da gestão.
5. Implementação das soluções
Com a criação de plano de ação para cada risco identificado e classificado, a empresa define responsáveis, quais ações serão executadas e prazo para execução e monitoramento das mesmas, a fim de promover a melhoria contínua e consolidar os processos internos.
Ferramentas como 5W2H ou 3W2H podem ser ótimas alternativas para a construção de um plano de ação.
Risco de Fornecedor: por que é importante a empresa se preocupar?
Toda empresa que possui um relacionamento com um amplo número de fornecedores deve estar atenta não somente à qualidade de entrega do fornecedor e sim a todos os riscos que cada parceiro comercial pode oferecer.
Por isso, gerenciar riscos de fornecedores tem se tornado uma prática importante. Com ela você previne possíveis falhas, verificando certificações e qualificações dos parceiros comerciais e também protegendo a própria marca. A sua empresa deve estar aliada a parceiros éticos no quesito ambiental e social.
Qual o impacto do uso da Matriz de Probabilidade e Impacto na Gestão de Fornecedores?
Utilizar uma ferramenta como a matriz de probabilidade e impacto para a gestão de fornecedores traz maior entendimento sobre os próprios fornecedores e como essa relação pode impactar os negócios.
Leia também Gestão de Fornecedores: 6 práticas para implementar um modelo de sucesso!
⇒ Classificação do risco do Fornecedor conforme o Impacto e Probabilidade
O Gestor tem uma análise mais criteriosa em relação ao risco que determinado fornecedor oferece para a empresa. Por exemplo, ter um fornecedor que esteja na lista de empresas que fazem uso de trabalho infantil oferece um risco alto para a contratante, já que impacta na reputação e em possíveis danos financeiros.
⇒ Controle dos Riscos Identificados
Uma vez que o gestor tem uma percepção geral para avaliação de riscos e tem mapeado todos os níveis de criticidade é mais fácil realizar o controle de possíveis ameaças.
Além disso, saber se um fornecedor tem um risco alto, moderado ou baixo faz os gestores direcionarem esforços de forma certeira para lidar com os diversos riscos conforme o impacto que podem causar no negócio.
⇒ Gestão mais assertiva dos Fornecedores
Uma boa Gestão de Fornecedores considera o máximo de variáveis que podem ocorrer dentro do relacionamento ao longo da sua duração.
Contar com ferramentas que monitoram o comportamento do fornecedor desde a etapa de onboarding, torna o relacionamento com o fornecedor mais ágil e faz com que o gestor tenha uma visão clara dos riscos envolvidos para sua empresa, possibilitando uma tomada de decisão mais assertiva quanto ao seu vendor list.
A plataforma G-Certifica capacita as organizações a prever, gerenciar e responder em tempo real aos riscos de fornecimento em toda a cadeia de suprimentos além de oferecer entre outras vantagens:
- Ambiente centralizado: dados importantes do seu fornecedor em um único ambiente
- Classificação de risco automática: fornecedor aprovado automaticamente, dependendo do risco e da criticidade envolvida
- Totalmente integrada com o seu ERP, e-procurement ou no modo stand alone.
Conclusão
A Matriz de Probabilidade e Impacto é uma ferramenta simples e eficaz que orienta o gestor na identificação dos principais riscos que podem comprometer a operação da sua empresa, permitindo que a equipe concentre esforços no que realmente trará impacto para a negócio.
Para construir uma Matriz de Risco, algumas etapas devem ser seguidas. São elas: definir os critérios de probabilidade e impacto, identificar os níveis de criticidade, analisar os riscos identificados e implementar soluções.
Para a gestão de fornecedores, avaliar riscos é imprescindível. Por isso, uma ferramenta como a matriz de probabilidade e impacto, de fácil uso porém criteriosa nos resultados apresentados, é de grande apoio para classificar os riscos de fornecedores, possibilitando uma gestão mais assertiva.
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