6 ferramentas para aplicar na gestão de compras

Quais as vantagens de utilizar ferramentas de gestão?

A falta de clareza nas atividades corporativas gera dúvidas, aumenta o prazo para a tomada de decisões e contribui para dificultar a comunicação entre pessoas e setores. Por isso, o uso de ferramentas de gestão tem sido uma poderosa ferramenta para tornar os processos mais claros e eficientes para o comprador.

Que outras vantagens a utilização de ferramentas de gestão podem trazer ao setor de compras?

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Clareza nos objetivos

As ferramentas auxiliam na definição e comunicação dos objetivos do processo de compras, garantindo que todos os envolvidos estejam alinhados quanto às suas respectivas responsabilidades, bem como ao que precisa ser executado e por quê.

Isto evita retrabalho, ruídos de comunicação ou até mesmo esforços de mais de um membro da equipe para realizar a mesma atividade.

Identificação de Riscos e Oportunidades

As ferramentas permitem analisar com profundidade cenários internos e externos, fornecendo insights valiosos para estratégias eficazes que promovam resultados consistentes na área de compras.

Da mesma forma, o comprador pode avaliar de forma mais estruturada e sistematizada ameaças que necessitam de atenção. Isso permite a implementação de planos de contingência para evitar impactos negativos na cadeia de suprimentos da organização.

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                          Mapeamento de riscos: conheça os principais passos para um processo eficiente

Visão sistêmica da cadeia de fornecimento

Ao aplicar determinadas ferramentas, o comprador tem uma visão sistêmica acerca das categorias de produtos ou serviços mais críticos e quais categorias são necessários planos de ação ou estratégia de diversificação de suprimentos, permitindo uma alocação de recursos mais eficientes dentro da empresa.

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Quais ferramentas são essenciais para o dia a dia do comprador?

Para auxiliar o comprador a alcançar seus resultados de maneira eficaz e estruturada, separamos seis ferramentas de gestão para agilizar processos internos e análises mais específicas.

1. Análise Pestel

A Análise Pestel, também conhecida como PEST, é uma ferramenta de avaliação dos macro fatores do ambiente externo que influenciam diretamente o ambiente de negócios.

Mas como o comprador pode utilizar esta ferramenta a seu favor?

Para colocar em prática esta matriz e obter uma visão ampla do contexto, a análise leva em conta fatores como Políticos; Econômicos; Sociais; Tecnológicos; Ecológicos e Legais. Veja como extrair informações de cada um deles.

Político

Este fator está ligado ao quanto a estabilidade de um governo pode influenciar diretamente o mercado. Avaliar regulamentações governamentais, políticas comerciais relevantes, câmbio e todos os aspectos que podem impactar a área de compras auxiliam a compreender o cenário.

Econômico 

Fatores relacionados à economia são cruciais para determinar como a empresa faz negócios. Analise condições econômicas como inflação, taxa de juros, renda dos consumidores, acesso à crédito, etc. e como isso pode impactar os processos de compras no seu negócio.

Social

Neste fator, vale analisar quais as expectativas do consumidor com o mercado em que sua empresa atua, as principais mudanças demográficas e os valores culturais da população que podem impactar na comercialização dos produtos.

Tecnológico 

Identifique quais as inovações e os avanços tecnológicos relevantes para a área de compras. Há alguma tecnologia em desenvolvimento que poderia afetar sua empresa futuramente? 

Também é uma boa oportunidade para entender o que os concorrentes estão utilizando em termos de inovação e como você pode criar uma vantagem competitiva neste fator.

Ecológicos (ambiental)

Em relação às questões ambientais, é importante analisar se fatores como mudanças climáticas, poluição, desmatamento podem impactar na estratégia de compras e na aquisição de determinados insumos.

Nesse caso, analise quais as regulamentações ambientais relacionadas a descarte de resíduos, conservação de energia, etc. que devem ser consideradas e que impactam diretamente o relacionamento com o fornecedor.

Legais

Este fator está relacionado às leis e regulamentos relevantes que podem impactar as parcerias comerciais. Por exemplo, há expectativa de mudanças no que tange à tributação que poderá influenciar nos custos das compras?

Os resultados podem ser utilizados nos quadrantes de Oportunidades e Ameaças de uma análise SWOT.

2. 5W2H

O 5W2H é uma ferramenta de gestão utilizada para planejar, investigar, organizar e avaliar projetos ou tarefas de forma mais estruturada. 

Para o comprador, esta é uma ferramenta que pode ser utilizada sempre que for preciso realizar um plano de ação como por exemplo, na prospecção para a compra de uma nova matéria-prima, ou no estabelecimento de um programa de gestão de #fornecedores, ou na estruturação de uma nova política de homologação.

Basicamente, o 5W2H se concentra em responder sete perguntas-chave:

• O quê? (What)- Qual ação será executada?
• Por que? (Why)- Por que esta ação deve ser executada?
• Quem? (Who)- Quem será o responsável por executar o plano de ação?
• Onde? (Where)- Quais os locais que a ação será feita?
• Quando? (When)- Quando a ação será executada?
• Como? (How)- Como ela será feita? Qual o método será utilizado?
• Quanto? (How much).- Quanto custará esta ação para a empresa?

Vantagens do uso 5W2H

Outras vantagens que o 5W2H apresenta para o comprador incluem:

1. Clareza e foco: Ao fazer e responder as perguntas-chave, a ferramenta ajuda o comprador a identificar erros e problemas desde o planejamento, garantindo que todos os envolvidos tenham uma compreensão clara do que precisa ser abordado ou alcançado.
2. Determinação dos responsáveis das áreas envolvidas (stakeholders): Ao especificar quem é responsável em cada etapa do processo, a ferramenta contribui para evitar retrabalhos e duplicação de esforços, afinal, cada membro da equipe sabe suas atribuições e o que é esperado dele.
3. Melhoria contínua: 5W2H também é uma importante ferramenta para melhoria de processos, identificando gargalos ou ineficiências e a partir disso sugerir melhorias de forma mais estruturada. 

Para uma aplicação mais ampla e precisa da metodologia, o 5W2H também pode ser utilizado em conjunto com outras ferramentas como Diagrama de Ishikawa, Matriz GUT, Brainstorming, etc.

Ou seja, você pode, por exemplo, analisar com a sua equipe a causa raiz de uma falha que esteja ocorrendo no processo de compras, priorizar as ações mais urgentes e traçar um plano de ação utilizando o 5W2H para eliminar este problema.

3. 5 Forças de Porter

As 5 forças de Porter são consideradas uma das grandes ferramentas de análise usadas nas áreas de Procurement.

Desenvolvida pelo economista Michael Porter, as 5 Forças de Porter têm como intuito avaliar a competitividade de um determinado mercado, considerando como os participantes envolvidos (concorrentes, fornecedores, clientes e novas empresas) estão relacionados e como eles influenciam o sucesso dos #negócios.

Porter identificou cinco forças inegáveis existentes no mercado:

1. Ameaça de entrada de novos concorrentes;
2. Poder de negociação dos fornecedores;
3. Poder de negociação dos clientes;
4. Ameaça de produtos substitutos;
5. Rivalidade entre concorrentes existentes.

Como utilizar a metodologia

O comprador pode utilizar esta metodologia para desenvolver um planejamento de compras estratégico e resiliente, adequado aos objetivos de negócios da empresa.

Veja alguns exemplos de como utilizar as forças de Porter:

1. Ameaça de entrada de novos concorrentes

Essa força é usada para medir a probabilidade de novos concorrentes entrarem no mercado de atuação da sua empresa. 

Analise quantos concorrentes existem e qual a sua participação de mercado em relação à eles para dimensionar o quanto do mercado consumidor está sob “seu controle”.

2. Poder de negociação dos fornecedores.

Essa força determina a influência que um fornecedor tem sobre o seu negócio. Avalie o quão essencial é o produto ou serviço que ele fornece e se existem outros fornecedores semelhantes no mercado. Lembre-se que quanto menos fornecedores houver, mais poder eles terão.

3. Poder de negociação dos clientes

Nesta força, o comprador, como cliente, avalia o seu poder de #compra no mercado. Analise se há pouca demanda no mercado que possa fazer com que o comprador (cliente) obtenha vantagens na negociacao. Analise também o seu grau de competitividade em relação aos demais fornecedores.

4. Ameaça de produtos substitutos

O objetivo desta força é examinar como o produto/serviço que sua empresa está fornecendo pode ser diferenciado. Avalie se o seu produto pode ser facilmente substituído por outro, descontinuado ou substituído por uma nova tecnologia.

5. Rivalidade entre concorrentes existentes

Qual o nível de competição existente no seu #mercado de atuação? Há uma grande disputa na conquista de #clientes que pode levar a margens de lucro apertadas, ou estratégias mais agressivas?

Com base nessas análises, o comprador pode estabelecer um posicionamento mais estratégico para sua empresa identificando os diferenciais, os pontos de atenção e se preparando adequadamente para a competitividade do seu cenário de atuação.

4. Matriz SWOT

A matriz SWOT é uma ferramenta muito utilizada no planejamento estratégico de Compras com o intuito de avaliar ambientes internos e externos para uma tomada de decisão mais precisa em relação às próximas ações da empresa.

A Matriz SWOT analisa as variáveis abaixo, sendo Forças e Fraquezas, relacionadas ao seu negócio interno e, Oportunidades e Ameaças relacionadas ao mercado.

• Forças (Strengths):
• Oportunidades (Opportunities):
• Fraquezas (Weakness):
• Ameaças (Threats):

Como construir a sua matriz SWOT

Separamos seis passos que podem auxiliar você a construir a sua matriz e proporcionar à sua equipe uma análise mais eficiente.

1. Identifique um objetivo

Por que você quer utilizar a Matriz SWOT em compras? O que será analisado? O objetivo guiará mais fácil suas perguntas e respostas e trará mais objetividade para a sua análise.

2. Mapeie suas Forças

Faça um brainstorming com sua equipe e identifique quais são os pontos fortes que norteiam sua área de compras e são bem executados. Por exemplo, você pode avaliar se a equipe possui autonomia na negociação, sinergia com as outras áreas ou um amplo controle de custos como forças listadas.

Outros pontos que também podem ser mapeados: há eficiência operacional no processo de compras? A equipe é qualificada o suficiente para conduzir boas negociações? 

3. Identifique as Fraquezas (pontos de melhoria)

Analise com a equipe quais ações têm impactado negativamente o andamento das atividades de compra que são consideradas uma fraqueza da área. Você pode analisar, por exemplo, se falta critério na seleção de fornecedores, falta de processos padronizados e automatizados.

Outras fraquezas que podem ser analisadas incluem: falta de habilidades específicas da equipe, falta de tecnologia adequada ou orçamento insuficiente para promover melhorias no setor, por exemplo. 

4. Analise as Oportunidades

Olhe para o que está acontecendo no mercado. Mapeie o que seus clientes estão pedindo. Que ações podem gerar uma vantagem competitiva para a área operar de forma ainda mais estratégica? 

Firmar parcerias de longo prazo pela implementação de um Programa de Gestão de Fornecedores pode ser uma oportunidade a ser explorada, por exemplo.

5. Identifique as Ameaças

Olhe novamente para o mercado. Veja o que a concorrência está fazendo. Quais os fatores que podem atrapalhar a performance da área? Há ameaças em relação à mudanças na legislação, flutuações econômicas, instabilidade política, aumento da concorrência que podem impactar o setor de compras?

 Embora você não tenha controle sobre as ameaças, é possível se preparar e minimizar seus efeitos.

Após o cruzamento e análise de todas as informações listadas nos passos anteriores é hora de criar um plano de ação a fim de desenvolver forças, reverter fraquezas, contornar ameaças e aproveitar as oportunidades.

5. Matriz de Krajlic

A Matriz de Krajlic tem como objetivo facilitar o gerenciamento de compras de uma empresa, classificando os itens com base no impacto da sua escassez no mercado e no poder do fornecedor.

Ao fornecer uma abordagem estruturada, permite que o comprador desenvolva estratégias de compras adequadas para diferentes tipos de produtos e serviços. 

A ferramenta é composta por quatro quadrantes de avaliação: estratégicos, alavancados, táticos e não críticos. Veja abaixo as principais características: 

Não críticos

Itens não críticos representam baixo risco e pouco impacto na lucratividade organizacional. Um exemplo são materiais de escritório. Mesmo sendo importante para o desempenho das funções, a ausência destes itens não representa uma séria ameaça aos negócios da empresa.

Alavancáveis 

São itens que possuem alta lucratividade para a empresa, mas baixo fator de risco para os negócios. Com estes itens, o comprador tem maior poder de barganha para negociar condições mais atrativas, prazos e preços, uma vez que há uma gama de fornecedores que podem oferecer o mesmo componente ou insumo.

Gargalos

Os itens que compõem este quadrante oferecem em termos de aquisição um risco alto, mas com lucratividade baixa. Ou seja, o fornecedor tem maior poder na negociação por conta da pouca disponibilidade dos itens no mercado.

Estratégicos

Itens estratégicos são considerados de alto risco e possuem alto impacto nos lucros, por isso abrangem fornecedores críticos para o negócio. O gerenciamento destes parceiros comerciais é único, com monitoramento de riscos constante e envolve um relacionamento mais colaborativo visando o longo prazo.

Para aplicar a ferramenta no dia a dia é importante identificar os produtos que devem ser adquiridos pela empresa, avaliar o impacto de escassez de cada produto, bem como o poder de negociação dos fornecedores. Dessa forma, o comprador classifica cada produto em uma das quatro categorias e determina a estratégia de compras mais adequada para cada categoria necessita.

6. Curva ABC

A curva ABC de fornecedores é uma técnica utilizada para classificar e priorizar os fornecedores com base em sua importância estratégica para uma organização. Normalmente, essa classificação é feita com base em critérios como volume ou valor de compras, entre outros fatores relevantes.

O objetivo da curva ABC é identificar os fornecedores que têm maior impacto nos resultados e desempenho da empresa, permitindo uma gestão mais eficiente e direcionada dos recursos disponíveis.

A curva ABC é baseada no princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, que estabelece que aproximadamente 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. No contexto da curva ABC de fornecedores, isso implica que um número limitado de fornecedores gera a maior parte do impacto e valor para a empresa.

Por que a curva ABC de Fornecedores é tão importante na gestão de riscos?

A curva ABC também  é uma ferramenta muito eficaz para realizar um gerenciamento de riscos mais assertiv‌o, antecipando problemas potenciais. Veja por quê:

1. Através da Curva ABC, é possível identificar os fornecedores que têm maior impacto nos resultados e desempenho da organização. Esses fornecedores são considerados críticos, pois qualquer falha ou interrupção em suas operações pode afetar diretamente a produção e a entrega de produtos/serviços. 
2. Ao conhecer os fornecedores críticos, a empresa pode adotar estratégias adequadas para mitigar riscos, permitindo estabelecer planos de contingência como a busca de fornecedores alternativos, criação de contratos mais robustos e realização de auditorias mais frequentes, para garantir a qualidade e a continuidade dos suprimentos. 
3. A classificação dos fornecedores em categorias A, B e C também permite uma alocação mais eficiente dos recursos da empresa. Os fornecedores A devem receber uma atenção especial em termos de relacionamento, desenvolvimento e monitoramento. Por sua vez, os fornecedores das categorias B e C são gerenciados de forma flexível, de acordo com suas necessidades e contribuições para a organização.
4. Ao monitorar constantemente a Curva ABC de Fornecedores, a empresa está apta a identificar mudanças na posição dos fornecedores ao longo do tempo. Por exemplo, um fornecedor da categoria B pode começar a ganhar importância estratégica e subir para a categoria A, indicando a necessidade de intensificar o monitoramento e as ações de gestão de risco. 

Em resumo, conhecer a Curva ABC de Fornecedores permite que as empresas identifiquem os fornecedores críticos, estabeleçam estratégias de mitigação de riscos, otimizem o uso dos recursos disponíveis antecipando problemas potenciais. 

Conclusão

Utilizar ferramentas de gestão como 5W2H, Análise Pestel, Matriz SWOT, Curva ABC, Matriz de Krajlic ou 5 Forças de Porter são essenciais para o comprador orientado a resultados.

Elas possibilitam uma análise mais aprofundada sobre o impacto de cada fornecedor dentro da cadeia de suprimentos, gerenciamento de riscos e planos de contingência mais eficazes, além de uma visão aprofundada do quanto fatores externos e internos podem impactar os resultados do setor de compras e o que pode ser feito nesse contexto.

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